Ziekenhuis Amstelland vergroot medicatieveiligheid

Met een gecertificeerd veiligheidsmanagementsysteem reduceert Ziekenhuis Amstelland de kans op vermijdbare schade tijdens de opname. Medicatie­verificatie is een van de speerpunten. Dat brengt het ziekenhuis op orde met elektronisch voorschrijven en toedienregistratie in Klinicom. Op 24 september 2012 ging het systeem live.

“In ons project medicatieverificatie is de apotheek betrokken bij het volledige medicatietraject, van opname tot ontslag”, vertelt Margriet Adriaanse, afdelingsmanager Chirurgie/Interne Boven. “De basis is ons apotheekinformatiesysteem Zamicom. Dat wilden we in eerste instantie alleen uitbreiden met elektronisch voor­schrijven in Klinicom, maar tijdens een pilot bleek dat het gelijk­tijdig invoeren van elektronische toedienregistratie essentieel is.”

Noodzaak elektronische toedienregistratie
Ze legt uit waarom. “De apotheek draaide één keer per dag alle deellijsten uit, vervolgens printte de verpleging vlak voor de deel­ronde de medicatie­wijzigingen ten opzichte van de lijst van de vorige deelronde. Daarbij moet je een tijd ingeven. Mis je vijf minuten, dan is er al een kans dat je een medicatie­wijziging over het hoofd ziet. En omdat de wijzigingen van een hele afdeling zo­maar 40 velletjes kunnen beslaan, merk je het niet als je een pagina te weinig print. Al met al was het naar onze smaak te foutgevoelig.”

Snel geleerd
Het Amstelland parkeerde de plannen voor de brede uitrol en tuigde een nieuwe pilot op. Deze keer mèt toedienregistratie. Judith Swart, apothekersassistent, zorgcoördinator en functio­neel beheerder Zamicom/Klinicom: “Eerst werkte de verpleging met papieren en elektronische toedienregistratie naast elkaar, maar ze hadden het werken met Klinicom snel onder de knie.”

Wensen
“Natuurlijk kom je tijdens een pilot in het systeem dingen tegen die je anders wilt”, vervolgt haar collega Nelleke Buur. “Met hulp van de projectmanager van HI-Systems konden we de meeste wensen eenvoudig oplossen. Over echte
software-aanpassingen beslist de ge­­bruikers­­­­commissie van HI-Systems. Dat is logisch, er zijn meer gebruikers en wensen. Een aanpassing in de software vereist draagvlak.”

Efficiënter en veiliger
Margriet: “Met elektronisch voorschrijven en toedienregistratie realiseren we een enorme verbetering, zowel qua efficiëntie als qua medicatieveiligheid. Door het elektronisch voorschrijven zijn de medicatieopdrachten leesbaar en volledig. De toedien­registratie minimaliseert de kans dat patiënten een verkeerd middel krijgen. Het proces heeft sowieso veel minder stappen, je werkt direct uit het EVS van de arts. Alleen al daardoor vermindert de foutkans.”

Vanaf iedere werkplek
“Klinicom is gekoppeld met SAP, ons ziekenhuis EPD. Alle gegevens staan centraal opgeslagen. De arts kan vanaf iedere werkplek inloggen, heeft inzage in het volledige dossier en kan voorschrijven. Op de afdeling, op de spoedpost en zelfs vanuit huis. Bovendien hoeven we geen gegevens meer mee te verhuizen wanneer een patiënt van afdeling verandert.”

De beste zorg
“Patiënten zijn zich over het algemeen niet bewust van dit soort processen en dat is maar goed ook. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat ze de beste zorg krijgen. Met elektronisch voorschrijven en toedienregistratie is de medicatievoorziening goed geregeld. Alleen al de aanblik van de verpleegkundige met de Medi COW wekt vertrouwen.” De Medi COW (computer on wheels) is een in hoogte verstelbare kar met een scherm, één medicatiebakje per patiënt en opberg­mogelijkheden.

Werkwijze toedienregistratie
De verpleegkundige logt in met een eigen code en ontsluit daarmee de medicijn­bakjes die de apotheek vult. Ze scant het polsbandje van de patiënt, neemt de medicatie uit het betreffende bakje, controleert handmatig met de elektro­­-
nische toedienlijst of ze de juiste medi­catie, in de juiste dosering voor de juiste patiënt heeft, dient het middel toe en tekent dit elektronisch af. Bij een aantal genees­middelgroepen, zo­als paren­teralia en opiaten, is een tweede check van een collega verplicht. Wanneer de verpleeg­kundige het middel niet toedient, moet ze de reden ingeven.

Voorbereiding
De introductie van het elektronisch voor­schrijfsysteem en toedienregistratie ver­­eist gedegen voorbereiding en een goede projectleider, aldus Nelleke Buur. “Onze werkgroep Klinicom inventari­seerde alle risico’s, bracht de randvoor­waarden in kaart en maakte een projectplan. Judith en ik zijn met het systeem aan de slag gegaan om eventuele problemen al voor de introductie op te lossen. Tegelijkertijd zijn we een scholingstraject voor verpleegkundigen en artsen gestart. Zijn er toch nog vragen, dan kunnen ze die via een apart telefoonnummer en emailadres direct aan de juiste persoon stellen.”

Investering
Margriet: “Naast een financiële investering in de pro­grammatuur en de Medi COW’s, kost de introductie van het EVS vooral veel tijd en energie. Judith: “Daarbij kunnen we rekenen op ondersteuning van HI-Systems. De projectmanager van HI-Systems zit in de werkgroep. Hij dacht mee over de inrichting van het proces en de lijnen zijn kort. Dat werkt heel prettig.”

‘Big bang’
Na succesvolle afronding van de pilot, startte de werkgroep de voorbereidingen voor de brede uitrol van Klinicom met toedienregistratie. Op 24 september 2012 ging het hele ziekenhuis in één keer over. “Een big bang heeft risico’s, maar we hebben er ook veel problemen mee voorkomen”, aldus Margriet. “Het is bijvoorbeeld heel lastig als een arts voor patiënten van de ene afdeling al in Klinicom moet werken en voor de andere nog op papier. Wat dat betreft hebben we geleerd van de ervaringen van andere ziekenhuizen.”

Behandelplan kiezen
Ziekenhuisapotheker Peer de Graaf bracht met iedere afdeling de werkwijze in kaart om Klinicom optimaal in te kunnen regelen. Ter ondersteuning van de specialisten bracht hij alle behandelplannen met de bijbehorende medicatie in het systeem in. Artsen kunnen nu eenvoudig voorschrijven door het betreffende ziektebeeld te kiezen.

Scholing
Verpleegkundigen van de pilotafdeling Chirurgie/Interne Boven helpen Judith en Nelleke bij het scholen van collega’s van andere afdelingen. Nelleke: “Iedereen heeft de eLearning van HI-Systems gedaan en per afdeling hebben we key-users aangewezen en extra geschoold. De artsen kregen op afspraak en tijdens inlooptijden uitleg over het systeem.”

Succesvolle start
“Alles wat we vooraf konden regelen, was dus geregeld”, aldus Judith. “Van voorgedefinieerde behandelplannen die artsen kunnen selecteren in Klinicom, tot de uitgifte van inlogcodes. Daardoor was de introductie een succes. We zijn nu een paar weken verder. Natuurlijk is het wennen en komen er vragen, maar over het geheel genomen zijn we heel tevreden.”