Hoe beter de interne bedrijfsprocessen van de apotheek, hoe hoger het rendement en hoe beter ook de patiënt geholpen kan worden. Maar hoe kom je er als zelfstandige apotheker achter wat de kwaliteit is van jouw interne bedrijfsvoering? Thio Pharma brengt dit jaar best practices modules op de markt die hem daarbij kunnen helpen.
Bezorging van geneesmiddelen, inkoop, goed personeelsbeleid, het zijn stuk voor stuk onmisbare onderdelen van een gezonde en efficiënte bedrijfsvoering binnen de apotheek. “Apothekers die hierop slecht scoren, houden het niet vol,” waarschuwt Percy Thio, directeur van Thio Pharma, een keten van 26 eigendomsapotheken. “Je moet in het huidig tijdsgewricht, waarbij de druk van de markt hoog is, als apotheker scherp naar je bedrijfsprocessen kijken, en op alle aspecten ervan continu blijven innoveren. Het optimaliseren van logistieke processen levert nu eenmaal lagere kosten en een hoger rendement op. Iedere apotheker dient daarop in te zetten.”
Bedrijfsvoering
Dat klinkt logisch, maar veel apothekers hebben er moeite mee om hun bedrijfsprocessen door te lichten. Bijvoorbeeld omdat ze geen logistiek expert zijn of omdat ze niet goed kunnen analyseren hoe ze hun medewerkers het beste kunnen inzetten. “Niet alle apothekers hebben voldoende expertise in huis om zulke vragen te kunnen beantwoorden. Zeker voor zelfstandige apothekers is het vrijwel niet meer te doen om alle aspecten van hun bedrijfsvoering op een juiste manier te monitoren. Ze kunnen dat niet meer overzien. Ze zijn daar ook veelal niet in geschoold. De opleiding tot apotheker besteedt weliswaar meer aandacht aan bedrijfsvoering dan vroeger, maar het blijft nog steeds mondjesmaat.”
Thio weet waarover hij praat. Ook bij Thio Pharma bleken er de afgelopen jaren grote verschillen in de kwaliteit van de bedrijfsvoering tussen de apothekers. “In 2012 hebben we dat in kaart gebracht. Het viel ons toen op dat de apothekers van onze 26 vestigingen wisselend scoorden op de diverse bedrijfsonderdelen. De ene scoorde een plus op bijvoorbeeld afleverbeleid, de ander juist op central filling. Terwijl weer een derde apotheker driehonderd recepten per dag wist uit te schrijven met minder personeel dan zijn collega verderop. We zagen die verschillen terug in de cijfers. De bezorgkosten van de ene apotheek waren bijvoorbeeld extreem hoog en bij de andere juist laag. Apothekers die hun bedrijfsprocessen beter managen, behalen kortom een beter rendement.”
Leerproces voor de organisatie
Thio wilde weten hoe het komt dat de ene apotheker beter presteert op personeelsmanagement of geneesmiddelenbezorging dan de ander. Begin 2012 vroeg hij daarom aan de apothekers met het beste rendement om eens op papier te zetten hoe ze hun bedrijfsprocessen organiseren. Dat leverde een reeks best practices op. “Soms bleek het om simpele dingen te gaan. Het levert bijvoorbeeld efficiëntievoordeel op als je geneesmiddelen niet de hele week overal aflevert, maar als je ervoor kiest om op maandag bijvoorbeeld wijk X te doen en op dinsdag wijk Y. Het afleveren van baxtermedicatie kun je op die manier prima inplannen.” Najaar 2012 voerde Thio Pharma de best practices door in alle 26 apotheken. “Dat betekende dat we soms aanzienlijke aanpassingen moesten doen in de logistiek of bedrijfsprocessen van onze vestigingen, dat we soms afscheid moesten nemen van medewerkers en dat we soms juist ook nieuwe mensen konden aannemen. We zijn met deze exercitie een jaar geleden gestart en het resultaat mag er zijn. Het heeft geleid tot het verbeteren van het proces van inkoop, logistiek, afleveren en bezorgen tot bezetting op de werkvloer. Daarnaast is het rendement in al onze apotheken gestegen. Bovendien hebben we de best practices kunnen gebruiken om apotheken die minder scoorden weer op het juiste spoor te krijgen. Hadden we dit niet gedaan, dan waren we financieel op een slecht resultaat uitgekomen.” Thio benadrukt dat werken aan optimale bedrijfsprocessen een levend proces is. “We zijn niet klaar nu de best practices zijn geïmplementeerd. We zien bijvoorbeeld dat bepaalde aspecten toch beter hadden gekund en dat passen we dan weer aan. We blijven onszelf dus vernieuwen. De apothekers die de best practices hebben beschreven, komen ook nog regelmatig bij elkaar om de ontwikkelingen binnen hun deelgebied met elkaar te bespreken en te monitoren. Alleen zo houden we onze bedrijfsprocessen scherp.” De crux van de best practices is dat apothekers van elkaar kunnen leren, legt Thio uit. “Je bent als apotheker nu eenmaal niet in alle bedrijfsmatige aspecten van het vak even goed. Dan is het prettig als je van anderen kunt leren. Dit is een leerproces voor onze gehele organisatie.”
Sterkte-zwakteanalyse
Thio is tevreden met het behaalde resultaat. “Het heeft ons veel inzicht opgeleverd over wat bedrijfsmatig wel en niet werkt. Dat inzicht willen we graag delen met andere apothekers. Vanaf eind 2013 brengen we onze best practices dan ook als modules op de markt. We bieden met name de zelfstandige apothekers – nog steeds de meerderheid van alle apothekers in ons land – daarmee een instrument waarmee ze een sterkte-zwakteanalyse kunnen maken van hun apotheek. Op welke punten scoort hun apotheek goed, op welke punten minder goed? Ze kunnen die analyse zelf uitvoeren, maar ze kunnen dat ook door ons laten doen. Evenzo kunnen we hen op basis daarvan adviseren bij de verbeteringen van hun bedrijfsvoering. Wij hebben daar veel expertise in opgebouwd en daar kunnen ook andere apothekers van profiteren.” Nee, er bestaan nog geen modules waarmee zelfstandig apothekers de kwaliteit van hun interne bedrijfsprocessen kunnen analyseren, stelt Thio. “Er zijn wel franchisemodules, maar die gaan eerder over de uitstraling en het gezicht naar buiten van de apotheek. Daarom kan elke zelfstandige apotheker van onze best practices profiteren. En niet alleen de apotheker, maar ook de patiënt.”
Meer informatie:
www.thiopharma.nl
T: 010 59 380 88
