Het begon aan de keukentafel van huisarts Sipke Smits in Egmond en langzaam verovert het communicatieplatform ZichtopZorg de eerste lijn: veilig en eenvoudig informatie en bestanden uitwisselen over de zorg van de patiënt. En apothekers en huisartsen hoeven elkaar niet meer te bellen. Sipke Smits over zijn intranet dat de zorg efficiënter, eenvoudiger en beter moet maken.
ZichtopZorg laat zich het makkelijkst vergelijken met het bekende berichtenplatform Whatsapp, maar dan veilig en voorzien van tal van extra mogelijkheden om de communicatie tussen de zorgverleners eenvoudiger en efficiënter te maken.
Het idee ontstond bij Sipke Smits thuis. Aan de keukentafel zag huisarts Smits zijn dochter studeren en beeldbellen met een vriendin. De vriendinnen hadden contact met hun smartphone, wisselden informatie en bestanden uit. Kunnen we dat idee ook niet toepassen in de zorg? Hoe kunnen we handiger onderling communiceren? Een vraag die hem bezighield.
Want Smits is dan wel op de eerste plaats huisarts, hij is ook geïnteresseerd in automatisering en de mogelijkheden die ICT biedt voor een efficiëntere zorg. Niet zonder succes, want al in 2008 lanceerde hij in Nood-Holland een eigen verwijssysteem, anders en volgens hem vooral praktischer dan zorgdomein. Een systeem dat in zijn ogen beter werkt in de praktijk van de zorgverlener. En dat werd een succes, de zorg in Noord-Holland kan er niet meer zonder.
De ervaringen aan de keukentafel in Egmond werden omgezet naar een idee voor toepassing in de zorg. In de zorg staat samenwerking tussen de zorgverleners steeds meer centraal. De zorg rondom de patiënt gebeurt meer in teamverband, integraal. Teams van zorgverleners die elkaar goed op de hoogte moeten houden om zo de beste zorg aan de patiënt te leveren.
Klein beginnen
“Ik ben dicht bij huis begonnen om het idee in mijn dagelijkse praktijk vorm te geven. Want succesvol innoveren betekent klein beginnen. Zo ben ik gestart met het dagelijkse contact tussen huisarts en apotheker. Huisartsenpraktijken en apotheken bellen heel wat af. Het gaat om inhoudelijke en procesvragen over de patiënt. Klopt de geboortedatum wel, is de dosis de juiste, hoe zit het met de nierfunctie, kunnen de geneesmiddelen thuisbezorgd worden? Grote en vooral heel veel kleine vragen. Probleem met bellen tussen huisarts en apotheek is dat de beller altijd inbreekt in het werkproces van de ander: ‘daar gaat die telefoon weer, ik moet nu mijn werk neerleggen’. Dan heb je de keuze om de telefoon niet op te nemen of je werkzaamheden te onderbreken om het gesprek wel aan te gaan. Beide zijn niet gewenst. Het levert ondertussen wel frustratie en irritaties op, van beide kanten. In de pauzes met de assistentes lieten we wel eens de telefoon gaan: daar is die apotheker weer. Laat maar rinkelen. Dat moet anders en vooral efficiënter kunnen.”
Beveiligd
De eerste stap was het inventariseren van de behoefte bij de gebruiker: hoeveel vragen, wat voor soort vragen, wat kan anders? “Ook hebben we gekeken naar de werkprocessen bij de apotheek en huisartsenpraktijken. Zo kreeg ZichtopZorg langzaam vorm.” ZichtopZorg is ontwikkeld door MiBida en wordt beheerd door Zorgring. Met de software is het mogelijk om beveiligd te appen. De communicatie verloopt via servers die in Nederland staan in gecertificeerde datacentra, de berichten zijn met persoonlijke sleutels beveiligd. Deelnemen aan ZichtopZorg gebeurt op basis van een abonnement. ZichtopZorg is te gebruiken op een smarthphone en op desktopcomputers. Voordeel van het systeem is dat meerdere zorgverleners deelnemen in dezelfde chatgroep. Zo kan iedereen in bijvoorbeeld de groep van assistentes de vragen en de antwoorden zien die in de groep komen. Naast beveiligd appen biedt ZichtopZorg ook de mogelijkheid tot beveiligd beeldbellen.
Kracht in eenvoud
Het bleek al snel dat gebruik van ZichtopZorg het werkgemak vergroot. Bovendien levert het tijdswinst op. “De kracht van het systeem zit in de eenvoud. Gebruik van ZichtopZorg scheelt gemiddeld een tot twee uur per zorgverlener per week. Bovendien is de afstemming tussen apotheker en huisarts sterk verbeterd.” Uit metingen die onder de gebruikers gedurende drie maanden zijn gedaan bleek het aantal telefoontjes tussen zorgverleners te zijn verminderd met 30 procent. Daarnaast is het werkplezier verhoogd: 63 procent van de gebruikers ervaart de meerwaarde van deze digitale oplossing. “ZichtopZorg levert dus werkplezier, efficiency en dus geld op. Daarmee zijn zorgverzekeraars en instelling te overtuigen om mee te doen.”
Inmiddels wordt het communicatieplatform breder ingezet en gaat het naar de gehele eerste lijn. “De zorg rondom de patiënt wordt steeds meer teamwork, integrale zorg. De oudere kwetsbare patiënt met oncologische zorg die naar huis gaat heeft te maken met tal van zorgverleners: huisarts, oncologieverpleegkundige, geriater en apotheker. Afstemmen van de juiste zorg is dan belangrijk. Ons systeem zorgt daarvoor. Ik noem het een intranet voor de zorg, waarmee de verschillende disciplines in de eerstelijnszorg makkelijk kunnen communiceren. Grote voordeel is dat het systeem te gebruiken is vanaf de desktopcomputer en vanaf de smartphone. Assistentes in de apotheek en in de huisartspraktijk zweren bij de desktop, terwijl medewerkers in de thuiszorg veelal onderweg zijn en dan de mobiele telefoon gebruiken.”
Formulieren
Het systeem kan meer dan alleen het versturen van berichten. Zo maakt de module ‘formulieren’ het aanvragen van machtigingen en uitvoeringsverzoeken veel eenvoudiger. “Laten we eerlijk zijn: de administratieve lasten in de zorg zijn nog steeds te hoog. Het initiatief Het roer Moet Om wil daar een einde aan maken, maar in de praktijk word ik nog steeds bedolven onder de administratie lasten. Als ik verwacht dat een terminale patiënt binnen drie maanden overlijdt moet ik een terminaalverklaring maken. Voor injecties of het plaatsen van een katheter moet er een uitvoeringsverzoek komen. Al deze formulieren zitten nu in ZichtopZorg en zijn beschikbaar voor alle zorgverleners. Thuiszorg of mijn assistentes vullen online het bewuste formulier in, ik zet digitaal mijn handtekening en deel het formulier vervolgens op een veilige manier met de betrokken instanties. Dat scheelt heel veel tijd.”
Meekijkconsult
Het systeem draait nu op diverse plekken in het land. Met dank aan onder meer een opstartsubsidie van zorgverzekeraar VGZ. Maar de huisarts wil verder uitbouwen.
“We zijn bezig met het ontwikkelen van een zogenaamde meekijkconsult. Straks is het mogelijk dat de medisch specialist, verpleegkundige en huisarts eenvoudig informatie kunnen delen en bijvoorbeeld foto’s van wonden beoordelen. De wondverpleegkundige die bij patiënten thuiskomt maakt foto’s van specialistische wonden en deelt deze met de dermatoloog. Groot voordeel is dat de patiënt niet meer naar het ziekenhuis hoeft voor een controle, dat kan prima op afstand. Zo zijn er meer mogelijkheden te bedenken. Denk bijvoorbeeld aan ziekenhuizen die steeds meer werken met casemanagers voor bijvoorbeeld COPD en hartfalen. Informatie delen en advies vragen kan dan heel goed met dit veilige systeem. Plan is ook om de patiënt toegang te geven tot ZichtopZorg. Dan kan de huisarts de patiënt digitaal uitnodigen voor een consult in de praktijk of voor een consult op basis van beeldbellen.”
De privacy van de patiënten is niet in het geding. Alle data zitten in een beveiligde omgeving en worden niet opgeslagen op een apparaat. Het is immers een communicatiesysteem en geen registratiesysteem.
Meer lef nodig
Smits is een innovator, hoewel hij aangeeft dat hij toch vooral huisarts is. Een huisarts met een lange adem, die gelooft dat de zorg efficiënter kan worden. De veranderingen gaan hem echter niet snel genoeg.
“Het probleem in de zorg is niet het hebben van een goed idee, maar de implementatie. E-health bestaat vooral uit veel beloftes, terwijl er maar weinig echt van de grond komt. Er is wel budget voor ontwikkelen, maar amper voor de implementatie. Hoe briljant een idee ook is, in de zorg is het lastig om het werkproces te veranderen. Zorgverleners zijn gewend om de dingen te doen zoals ze altijd al deden. Om van ZichtopZorg een succes te maken ben ik afhankelijk van organisaties en instanties die mee moeten doen. Dat is een lastig proces. Daarom kiezen we voor de weg van de geleidelijkheid. In Egmond zijn inmiddels huisartsen, apothekers, fysiotherapie en thuiszorg aangehaakt bij dit intranet voor de zorg. We zijn bezig met zorgverleners in Heiloo, Warmerhuizen en Alkmaar. Maar nu lopen we aan tegen de grotere thuiszorgorganisaties en ziekenhuizen. Die vinden het prima om te experimenteren op een afdeling, maar implementeren in de gehele organisatie is vaak een brug te ver. Organisaties zijn beperkt in wat ik noem hun implementatie-energie en in financiële middelen, aarzelen om echt door te zeten: want wat als het niet lukt? Dan hebben we veel energie en geld ergens in gestoken, maar rest een mislukking, zo hoor ik te vaak. Er is meer durf en lef nodig in de zorg.”
Waar staat ZichtopZorg over vijf jaar?
“Tegen die tijd zijn de communicatielijnen tussen zorgmedewerkers kort en de teams verlenen optimale zorg die efficiënt op elkaar is afgestemd. Dan is het ook niet meer nodig om voor bepaalde controles naar ziekenhuis of huisarts te gaan om daar vervolgens 40 minuten te wachten om een uitslag te horen. Dat zal straks veel meer via beeldbellen gebeuren.”
