Dat apotheken anno 2012 nog steeds kosten moeten besparen moge inmiddels duidelijk zijn. Om het genuanceerd uit te drukken; de apotheeksector staat wederom voor aanzienlijke financiële uitdagingen. Steeds meer apotheken maken om die reden gebruik van central filling: het centraal verpakken en etiketteren van herhaalmedicatie op een externe locatie.
We zien dat deze externe logistieke handelingen ook steeds meer plaats gaan vinden op het niveau van de groothandel. Ton Kok, directeur logistiek van Brocacef Groothandel: “De herhaalreceptuur wordt door onze central filling apotheek verzorgd, deze central filling apotheek is geïntegreerd in het distributiecentrum in Amsterdam. Dat levert een efficiëntievoordeel op waar onze klanten van kunnen meeprofiteren”. Hoe verloopt jullie central filling proces precies? “Wij ontvangen in Amsterdam de recepten uit diverse apotheekinformatiesystemen (AIS’en) van verschillende apotheken in Nederland. Door middel van software die wij zelf ontwikkeld hebben, worden allereerst de patiëntgegevens van het recept afgehaald. Daardoor kunnen we de recepten bundelen op apotheekniveau en maximaal tien recepten per transportbak in de groothandel verwerken. De doosjes verzamelen we in een transportbak, die het normale groothandelsproces doorloopt. Daarna gaat deze bak door naar de central filling apotheek waar de artikelen worden gescand en de patiëntgegevens weer gekoppeld worden aan de recepten. Deze gaan gelabeld in een receptzak, die afgesloten teruggaat in de sorteerbak. Op het moment dat dit klaar is zit de central filling erop, en kan het de dag daarop ergens in Nederland bij een apotheek bezorgd worden.”
Controleslag
Kok: “Wij zijn twee jaar geleden gestart met een handmatige verwerking van central filling, door operators die handmatig sorteren en labelen. Op dit moment zijn we operationeel met één mechanisatie, waarbij het sorteren, labelen en verpakken automatisch gebeurt. Uiteraard is controle daarbij van groot belang. Het labelen wordt op twee momenten aan de hand van de barcode gecontroleerd. Dit is ook een voorwaarde voor het central filling proces, het artikel moet een barcode bezitten. Voordat het artikel gelabeld wordt, wordt deze gescand en daarna opnieuw om te controleren of het ook daadwerkelijk goed gelabeld is. Op deze manier zit er 100% controle op het proces. Bij het handmatig gedeelte scant men bij het sorteren het artikel en vervolgens ook bij het labelen op patiëntniveau. Dus mocht er een sorteerfout gemaakt worden, dan wordt dat bij het labelen uiteindelijk rechtgetrokken. Dat betekent dat wij een nauwkeurigere prestatie kunnen neerzetten dan de apotheek zelf, waar die controleslag vaak niet op dit niveau gebeurd.”
“De central filling apotheek is als apotheek gecertificeerd en het handmatige proces is inmiddels gevalideerd. Onze central filling apotheek is als eerste in Nederland ISO gecertificeerd. Daarin is alles geborgd om de kwaliteit 100% te krijgen. In het gemechaniseerde deel zijn we nu bezig met het validatieproces. En de verwachting is dat we ook dat proces, dat we zelf ontwikkeld hebben, kunnen gaan certificeren.”
Businessmodel
Hoe ziet het businessmodel voor de apotheker eruit? Central filling is in deze tijd voor veel apothekers een manier om kosten te besparen. Het haalt daarnaast een deel van de logistieke handelingen uit de apotheek waardoor het mogelijk wordt om meer focus op de zorgtaak van de apotheker te leggen”. Wat levert dit de apotheker concreet op in kostenbesparing? “Dat is afhankelijk van verschillende factoren, namelijk de grootte van de apotheek, het assortiment en het aantal receptregels. Maar we kunnen toch wel zeggen dat de besparing varieert van 0,5 tot 2 Fte per apotheek, dat kan dus aardig oplopen.”
Hoeveel procent van de receptregels kan via central filling verzorgd worden? “In een gemiddelde apotheek is 40 tot 50% van de receptregels geschikt voor central filling. Wij werken met een vast tarief, omdat we het belangrijk vinden om een breed assortiment tegen eenzelfde prijs aan te kunnen bieden. Dat doen wij omdat we daar zo transparant mogelijk in willen zijn en het voor een apotheker zo gemakkelijk is om uit te rekenen wat hij kan besparen. Wij denken dat de prijs die wij vragen zeer marktconform is en rendabel voor zowel de apotheek als voor de groothandel.”
Keuze van de apotheker
Maar de keuze om central filling in de apotheek te integreren is niet voor iedere apotheek vanzelfsprekend, we zien bijvoorbeeld ook steeds meer andere vormen, zoals local filling of smart filling. Kok legt uit: “Dat klopt, er zijn uiteraard meer vormen, en de keuze welke vorm het beste past bij een apotheek heeft alles te maken met in hoeverre de apotheker bereid is om deze activiteiten uit te besteden aan een externe partij waarin hij vertrouwen heeft. Bij local filling zie je vaak dat de apotheker het proces in eigen handen wil houden en vanuit de eigen apotheek wil blijven leveren. Je haalt door middel van central filling toch een gedeelte van het proces uit de apotheek en dat ligt voor sommige apothekers nog steeds gevoelig. Daarnaast speelt uiteraard dat veel recepten op dezelfde dag, in de apotheek, gemaakt moeten worden en bij central filling gaat er een nacht overheen. Maar als we kijken naar local filling dan moeten we de investering in een lokale robot niet onderschatten, ook al deel je die kosten vaak met 10 of 20 apotheken. Met central filling is er geen investering nodig én het levert een besparing op aan Fte’s. Uiteindelijk is het een keuze die volledig moet aansluiten bij de apotheek zelf.”
Toekomst
Ton Kok denkt dat central filling een externe toegevoegde waarde kan zijn voor de apotheek: “Maar ik verwacht dat we in de toekomst ook de logistiek in de apotheek kunnen verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan een relatief eenvoudige sorteerrobot waarbij klaargemaakte recepten willekeurig ingezet kunnen worden in de apotheek en op afroep direct beschikbaar komen aan de balie. Dit is een van de ideeën om het volledige proces nog verder te optimaliseren.”
Meer info:
www.brocacef.nl
Tekst: Moniek Jakobs
